Hãy tính toán chi phí từ trước

Là sinh viên năm 3 Đại học Tài chính Hà Nội, Thu Lan đã không ít lần tổ chức đi du lịch xa cùng hội bạn thân. Thu Lan cho biết: "Đi du lịch, khám phá những vùng đất lạ luôn là niềm đam mê của mình và nhóm bạn thân. Mình cảm thấy rất hứng thú khi tìm đến một vùng đất mới. Mình cũng muốn chia sẻ niềm vui và đam mê này với nhiều người cùng chí hướng, vậy nên khi có ý tưởng về địa điểm mới, mình và nhóm bạn luôn cùng nhau chia sẻ và lên kế hoạch để đi".

Nói về kinh nghiệm tổ chức tour cho một nhóm khoảng 6 - 8 người, Thu Lan cho biết, ngoài việc tìm hiểu kỹ điểm đến thì vấn đề tài chính cũng rất quan trọng.

"Khi có ý tưởng đi du lịch xa, ví dụ như đi Sa Pa chẳng hạn, nhóm mình nhất định phải lên kế hoạch trước 2 - 3 tuần. Vào các ngày cuối tuần sẽ gặp gỡ nhau để cùng phân chia công việc cụ thể, một nhóm sẽ tìm hiểu phương tiện, một nhóm sẽ tìm hiểu các điểm vui chơi, ăn uống nhất định phải đến, một nhóm nữa thì xem xét book phòng khách sạn hoặc tham vấn những người có kinh nghiệm đi trước để biết chỗ ăn nghỉ. Sau khi các nhóm thu thập đủ thông tin thì sẽ chia sẻ với nhau để bổ sung thêm hoặc sửa chữa sao cho chuyến đi làm hài lòng mọi người".

Thu Lan cho biết, cô chính là người "thủ quỹ" của nhóm nên việc hoạch định chi tiêu thế nào là do cô đưa ra các lựa chọn cho thành viên, từ đó tính toán số tiền cần thiết và tiền để dự phòng. Tổng tiền sẽ được chia đều để các thành viên đóng trước khoảng 5 - 7 ngày, Thu Lan sẽ dùng số tiền này để đặt vé xe, book phòng khách sạn.

"Số tiền bỏ ra ít hay nhiều phụ thuộc vào lựa chọn của các thành viên, ví dụ như các bạn ấy muốn đi xe máy hay đi tàu, đi xe khách... Nếu đi xe máy cá nhân thì tiết kiệm hơn một chút nhưng nếu đi xe khách thì sẽ có thêm sức khỏe và tỉnh táo để "du hí" Sa Pa chẳng hạn. Hoặc các bạn ấy thích ăn ở nhà hàng để trải nghiệm hay chọn ăn những quán nhỏ vỉa hè... Mình luôn phải tính dư dôi ra một chút để đề phòng việc tiêu quá định mức".

Thu Lan cũng chia sẻ, nhóm luôn ưu tiên việc đặt vé đi về và book phòng ở khi đi du lịch: "Khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ vé đi về và chỗ ngủ thì đã không còn phải lo lắng gì nữa, số tiền còn lại sẽ chỉ để dành cho việc ăn tiêu thôi. Ngoài ra, số tiền tổng sẽ được mình chia nhỏ thành từng khoản, khoản nào dùng cho việc gì sẽ được ghi rõ để tránh tiêu chồng chéo".

Phần lớn số tiền được tiêu vào tiền di chuyển và khách sạn, nhưng vì đi đông người nên số tiền khách sạn được giảm đi đáng kể, vậy nên tiền ăn chơi của nhóm cũng tương đối dư dả. Việc tham gia trò chơi hay các hoạt động mất phí ở địa điểm du lịch cũng cần lên kế hoạch từ trước, nếu ai muốn chơi trò gì thêm ở ngoài thì sẽ tự phải bỏ tiền chi trả.

"Mình sẽ chỉ lo phần ăn uống các bữa chính và tiền ăn ở một số địa điểm mà nhóm lên kế hoạch từ trước, còn việc ăn thêm các món ngoài, ăn vặt thì các bạn sẽ tự trả. Tất nhiên, mọi việc chi tiêu thực tế sẽ được mình ghi lại, nếu phát sinh mua thêm đồ ngoài cho cả nhóm thì sẽ phải có hóa đơn. Khi nào kết thúc chuyến đi sẽ tổng kết lại xem thừa thiếu bao nhiêu".

Nếu tính toán tiết kiệm thì chi phí đi Sa Pa cho nhóm bạn 10 người trong thời gian 3 ngày - 2 đêm chưa đến 1 triệu/người.

"Bọn mình cũng đặt ra nguyên tắc là đi chơi ở đâu đi nữa thì cũng không tách nhóm, không đi riêng lẻ dễ lạc. Điện thoại phải luôn bật máy để các thành viên liên hệ được với nhau lúc cần".

"Biết nắm bắt cơ hội khuyến mãi, giảm giá khi đi du lịch"

Đây là lời khuyên từ hướng dẫn viên du lịch Duy Bằng - người có kinh nghiệm dẫn tour, tổ chức tour cho các công ty hay các lớp học. Theo anh, những nhóm bạn trẻ thường đi du lịch nên bỏ chút thời gian để tìm kiếm cơ hội khuyến mãi, giảm giá tại các địa điểm du lịch, chúng không chỉ mang tính chất tham khảo mà còn sẽ giúp chi phí du lịch giảm bớt đáng kể.

"Những cơ hội khuyến mãi, giảm giá như phòng khách sạn, dịch vụ ăn uống, vé vào tham quan, địa điểm vui chơi nên được tìm hiểu trước. Ví dụ như ở địa điểm tham quan này sẽ giảm 40% giá vé cho nhóm 15 người đi chẳng hạn, hoặc ở một nơi vui chơi khác sẽ giảm giá vé 50% nếu khách đi trên 10 người và đặt vé trước 1 tuần chẳng hạn... Rất nhiều cơ hội giảm giá sẽ giúp túi tiền chi phí du lịch bớt áp lực hơn nếu tìm hiểu trước".

Anh Bằng cho hay, đối với các tour tự tổ chức với số lượng người đông đảo (trên 15 người), đầu tiên là phải biết được có bao nhiêu người sẽ tham gia để chuẩn bị phương tiện đầy đủ. "Số lượng đông đảo thì nên thuê xe khách, trên xe nên có 2 - 3 chỗ trống để phòng các trường hợp như để đồ, phát sinh thêm người chẳng hạn. Tiếp theo đó là nên làm một bảng đánh giá khảo sát về địa điểm mà mọi người muốn đến. Bình thường tôi sẽ đưa ra khoảng 4 - 5 địa điểm phù hợp với số tiền mà nhóm khách bỏ ra để họ lựa chọn, kết quả sẽ lấy theo số đông. Sau khi biết được địa điểm đến, tôi sẽ bắt đầu lên kế hoạch ăn uống, nghỉ ngơi và vui chơi".

Chia sẻ thêm một số kinh nghiệm tổ chức du lịch, anh Bằng cho hay, các bạn trẻ cũng có thể tìm kiếm những tour du lịch chi phí rẻ ở ngay địa điểm du lịch: "Những tour nhỏ này thường sẽ chỉ loanh quanh những địa điểm ở quanh khu vực, nó sẽ bao gồm xe đưa đón khách, vé vào tham quan, thậm chí là ăn trưa. Sẽ rẻ hơn nhiều nếu các bạn tự tổ chức đi vì sẽ tốn nhiều chi phí cho đi lại, vé vào và ăn uống".

Lương Chi