Nhân viên văn phòng là một trong những vị trí công việc được tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay. Bạn muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng nhưng chưa biết sẽ phải trả lời những câu hỏi gì từ nhà tuyển dụng? Bạn lo lắng câu trả lời của mình không làm nhà tuyển dụng hài lòng?

Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi?

Nhà tuyển dụng hỏi điều này nhằm đánh giá xem bạn có thực sự quan tâm và khao khát được làm tại công ty hay không. Hãy cho họ thấy được điều đó thông qua câu trả lời của bạn.

Với câu hỏi dạng này, ứng viên cần tìm hiểu kỹ về công ty cũng như yêu cầu về vị trí nhân viên văn phòng bạn đang ứng tuyển. Hãy đưa ra 2 - 3 lý do khiến bạn lựa chọn ứng tuyển tại vị trí này của công ty, trong đó hãy nhấn mạnh đến những lý do có lợi ích cho công ty. 

Một số lý do bạn có thể sử dụng như công ty có chế độ đãi ngộ tốt, văn hóa tích cực và môi trường làm việc năng động tạo điều kiện giúp bạn phát triển, địa chỉ thuận tiện cho bạn đi lại, vị trí việc làm phù hợp với sở thích và năng lực chuyên môn của bạn… Tham khảo một số công việc văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh tại đây. 

Bạn thường sử dụng công cụ nào để hỗ công việc hành chính văn phòng? 

Đây là câu hỏi xoáy sâu vào chuyên môn nghiệp vụ, giúp nhà tuyển dụng nắm bắt rõ ứng viên có kỹ năng sử dụng tin học văn phòng và nắm bắt các phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho công việc hay không. Những ứng viên đảm bảo điều kiện này sẽ được đưa vào danh sách tiềm năng vì họ có thể vận hành công việc suôn sẻ hơn với các công cụ hỗ trợ đắc lực. 

Một nhân viên văn phòng không thể thiếu 2 công cụ “sống còn” là Exel và Word. Ngoài ra bạn cũng nên kể thêm những công cụ khác để phục vụ công việc như phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian, quản lý hiệu suất, phần mềm chuyên dụng cho kế toàn, phần mềm quản lý hoạt động đội nhóm…

Trong khi trả lời, ứng viên cần nêu rõ tên công cụ, mục đích sử dụng (nhập liệu, tính toàn số liệu, sắp xếp kế hoạch, theo dõi bảng chấm công, tra cứu…) và hiệu quả sử dụng.

Theo bạn, vấn đề nào là quan trọng, khó khăn nhất đối với vị trí nhân viên văn phòng?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu ứng viên có nhận thức chính xác những yêu cầu và thách thức của công việc nhân viên văn phòng hay không. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ biết được ai là người hiểu rõ về tính chất công việc để lựa chọn hợp lý.

Đối mặt với câu hỏi phỏng vấn nhân viên viên văn phòng này, bạn cần nêu được một số đặc trưng của công việc nhân viên văn phòng như đảm bảo việc soạn thảo, kiểm tra và lưu trữ văn bản hành chính được thực hiện chính xác, nhanh chóng… và những khó khăn, thách thức như các văn bản có sự chồng chéo, nhân viên văn phòng cần đảm bảo phân định chính xác và nắm bắt đầy đủ, đối mặt với các phản ứng quá khích của đồng nghiệp hoặc khách hàng…

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì? Chúng có ảnh hưởng gì đến công việc văn phòng?

Đa số ứng viên đều hào hứng nói về điểm mạnh của bản thân nhưng lại cố tình né tránh điểm yếu. Câu hỏi này sẽ khiến nhà tuyển dụng biết được ứng viên nào trung thực và có tiềm năng thực sự. 

Câu hỏi trên thực sự hóc búa hơn bạn nghĩ. Bạn không chỉ nên trả lời trung thực mà còn phải đưa ra những thế mạnh có liên quan đến vị trí công việc nhân viên văn phòng. Nếu trả lời không khéo léo, bạn sẽ gây hại cho chính mình. Vì vậy, hãy đảm bảo vượt qua câu hỏi này một cách thông minh bằng cách tham khảo gợi ý dưới đây:

Về điểm mạnh: Trình bày các điểm mạnh có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng như cẩn thận, nhanh nhẹn, làm việc có kế hoạch, biết sắp xếp công việc hợp lý, kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết cách giao tiếp khéo léo và làm hài lòng người đối diện, biết lắng nghe, tư duy giải quyết vấn đề…

Về điểm yếu: Tuyệt đối không nói “Tôi không có điểm yếu nào cả” hay đưa ra đáp án sáo rỗng “Điểm yếu của tôi là quá cầu toàn trong công việc”. Thay vào đó, hãy thẳng thắn trình bày 1 - 2 điểm yếu của bản thân. Tuy vậy, bạn nên lựa chọn những điểm yếu không làm ảnh hưởng lớn đến công việc nhân viên văn phòng như: thường xuyên thức khuya để hoàn thành công việc, chưa thành thạo ngoại ngữ… Đồng thời, đừng quên đi kèm với phương hướng khắc phục điểm yếu để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người không hoàn hảo nhưng luôn trong tâm thế cầu tiến, ham học hỏi.

Trên đây là top những câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn phòng hay giúp ứng viên có thể chuẩn bị và ứng phó trong buổi phỏng vấn sắp tới. Hãy đúc kết những mẹo trả lời hay trong bài viết để phỏng vấn thành công nhé!

Pha Lê