Giám đốc điều hành Jess Ekstrom thuộc HeadbandsOfHope đã đưa ra 6 bí quyết hiệu giúp có một cuộc họp hiệu quả.

Chỉ mở những cuộc họp thật sự quan trọng

Không phải lúc nào cũng cần thiết để mở cuộc họp. Rất nhiều người lạm dụng họp hành một cách kém hiệu quả và thật sự lãng phí thời gian của mọi người. Bạn chỉ nên tiến hành cuộc họp cho những vấn đề quan trọng. Jess Ekstrom cho rằng, nếu bạn mở cuộc họp để chuẩn bị thảo luận cho mọi việc lớn nhỏ của toàn công ty thì đại khái sẽ không có ai thật sự chuyên tâm lắng nghe đâu. Vì vậy, nếu là người quản lý hay lãnh đạo, bạn cần cân nhắc từng trường hợp có nên mở họp hay không, hay chỉ cần ra văn bản hoặc chỉ thị đơn giản.

Viết ra những mục tiêu

Cho dù bạn có thâm niên bao lâu, năng lực tốt thế nào và thông minh ra sao, chắc chắn bạn cũng không thể ghi nhớ hết tất cả mọi chuyện, đây là điều tất yếu của bất cứ ai. Vì vậy, thái độ tự tin thái quá vào bản thân đôi khi khiến con người “lười biếng” và dễ phạm sai lầm. Cách tốt nhất trước khi bắt đầu chuẩn bị cho cuộc họp là hãy viết ra mục tiêu của buổi họp này. Như vậy, bạn có cái nhìn rõ ràng và chi tiết cho trọng điểm của vấn đề và sẽ không làm mất thời gian vô ích khi họp.

Học cách đặt câu hỏi

“Họp không phải chỉ là việc nói hay diễn thuyết của người lãnh đạo, người quản lý. Đó không hề là suy nghĩ hay nhu cầu để họ mở cuộc họp. Mục đích của họp là để mỗi người lắng nghe và tham dự bày tỏ ý kiến, quan điểm lẫn giải pháp”, Jess Ekstrom cho biết. Vì vậy, trong cuộc họp, bạn cần biết cách đặt câu hỏi gợi mở, tạo cơ hội cho mỗi thành viên tham gia mạnh dạn nói lên suy nghĩ và nguyện vọng của mình. Cách làm này giúp họ như được giải tỏa căng thẳng trong công việc, nâng cao ý thức trách nhiệm và sẵn sàng cống hiến nhiều hơn. Những cuộc họp cũng không trở thành nơi đầy áp lực và nhàm chán.

Viết ra giấy những chuyện quan trọng trong cuộc họp

Bạn có thể cho rằng mình sẽ nhớ những chuyện quan trọng. Nhưng trên thực tế, bạn sẽ có nhiều khả năng quên vài chuyện trong đó, mà chỉ cần một vấn đề bị bỏ quên rất có thể ảnh hưởng cả cuộc họp và hiệu quả sau đó. Vì vậy, cách tốt nhất để có cuộc họp chất lượng là viết ra giấy tất cả chuyện quan trọng, sau đó còn có thể copy ra và phân phát lại cho từng người.

Hãy cố gắng nói giản đơn hết mức

Khi chỉ ra trọng điểm của bạn, đừng bao giờ lặp đi lặp lại chuyện mình đã nói qua. Jess Ekstrom khuyên rằng người chủ trì cuộc họp nên tỏ ra tin tưởng vào các thành viên tham dự. Vì vậy, tốt nhất bạn chỉ nên nhấn mạnh lại một lần nữa vấn đề trọng tâm để mọi người chú ý nhưng không cảm thấy nhàm chán và bị thiếu tôn trọng.

Làm tốt việc phân phối và ủy quyền những chuyện phải hoàn thành sau đó

Đây là điểm khác biệt giữa cuộc họp hiệu quả và cuộc họp kém hiệu quả. Jess Ekstrom cho biết, trong cuộc họp đúng nghĩa, bạn cần đưa ra những vấn đề, nhiệm vụ phải hoàn thành tiếp theo và phân công, ủy thác đến từng thành viên tham dự. Ngoài ra, kỳ hạn hoàn thành công việc cũng cần công bố cụ thể giúp mỗi người có định hướng rõ ràng và không rơi vào thói trì trệ.